des entreprises cherchant à dématérialiser les courriers entrants auront recours à des prestataires externes.
C’est l’un des résultats d’une enquête réalisée par Markess International auprès de 200 organisations ayant engagé des actions plus ou moins structurées de dématérialisation de documents entrants ou l’envisageant d’ici 2010.
La dématérialisation des documents entrants dans les entreprises est en tout cas un processus en cours. 57 % des documents et courriers sont encore au format papier en 2008. Ce fl ux ne représenterait plus que 22 % en 2010. Pourquoi dématérialiser ? Pour assurer une meilleure traçabilité des entreprises répondent 73 % des personnes interrogées. Mais également pour gagner du temps(72 %), pour fluidifi er les échanges (70 %) ou pour réduire les coûts (68%). L’automatisation des documents est réalisée par la numérisation (34 %), par l’archivage électronique (25%), par le routage en interne (27%, mais beaucoup moins avec des workfl ow ou une gestion électronique de documents.
Il est par ailleurs intéressant que 78 % des personnes interrogées estiment que la dématérialisation nécessite une conduite du changement ainsi qu’une implication de la direction générale et de la DSI. Or ce changement introduit des freins. La culture papier (55% des réponses), le montant de l’investissement (37 %), la peur du changement (36 %) et la complexité des projets (35 %) constituent des freins majeurs ! Bref, les entreprises sont encore dans leur grande majorité dans la 1ère phase de dématérialisation papier. D’où cette nécessité de recourir à un prestataire externe tel que l’éditeur Generix ou le spécialiste de l’expédition de courrier DHL Global Mail. Mais les cabinets de conseil, les intégrateurs et les SSII peuvent également rendre de précieux services dans ce domaine.
